การแพร่ระบาดของเชื้อโควิด-19 ส่งผลต่อโลกอย่างกว้างขวางตลอดระยะเวลา 2 ปีที่ผ่านมา ผู้คนไม่ว่าจะผู้ใหญ่หรือเด็กต่างก็ได้รับผลกระทบกันถ้วนทั่ว องค์กรธุรกิจเองก็เช่นเดียวกันที่ต้องปรับตัวขนานใหญ่เพื่อให้สามารถก้าวข้ามความท้าทายครั้งนี้ไปให้ได้ ในช่วงที่ผ่านมาสถานการณ์บีบบังคับให้องค์กรธุรกิจต้องใช้มาตรการจำกัดการเข้าทำงานของพนักงานภายในสำนักงาน โดยให้ Work from Home หรือ Work from Anywhere แทน เพื่อลดความเสี่ยงของการติดเชื้อจากการทำงานใกล้ชิดกัน ซึ่งส่งผลให้กิจกรรมหลายอย่างขององค์กรธุรกิจที่เคยทำกันมาหรือเกิดขึ้นภายใต้ร่มเงาหลังคาของสำนักงาน มีอันจะต้องเปลี่ยนแปลงวิถีปฏิบัติไปด้วย หนึ่งในนั้นก็คือ การรับนักศึกษาเข้าฝึกงาน

ดังนั้น การเปิดรับนักศึกษาเข้ามาฝึกงาน องค์กรบางแห่งก็จำต้องยกเลิกไปเพราะไม่สามารถบริหารจัดการกับการฝึกงานในขณะที่พนักงานต้องทำงานจากที่บ้านหรือที่ตั้งของตนเอง ไม่มีการมารวมตัวทำงานที่สำนักงาน แต่บางองค์กรธุรกิจกลับคว้าโอกาสที่จะเผชิญกับความท้าทายโดยให้นักศึกษาฝึกงานทางไกลผ่านช่องทางออนไลน์เสมือนกับการฝึกงานในสำนักงานจริง หรือ Virtual Internship

ลองมาดูกันว่าสำหรับองค์กรธุรกิจมีวิธีการอย่างไรในการจัดการฝึกงานแบบออนไลน์ให้ได้สำเร็จ เป็นประโยชน์กับทั้งผู้ฝึกงานและพนักงานในองค์กร

1. ใช้เทคโนโลยีการสื่อสารเข้ามาช่วย

โจเซฟฟูลเลอร์ ศาสตราจารย์ประจำ Harvard Business School ให้ความเห็นว่าการฝึกงานนับแต่นี้ไปจะมีลักษณะเป็นเช่นนี้ แม้ว่าสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อโควิด-19 จะคลี่คลายลงแล้ว องค์กรธุรกิจเริ่มเรียกให้พนักงานกลับเข้าทำงานในสำนักงานแล้วก็ตาม ที่เป็นเช่นนี้เพราะเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการทำงานทางไกลผ่านทางออนไลน์ได้มีการพัฒนาล้ำหน้าไปมากแล้ว การฝึกงานผ่านช่องทางออนไลน์ต่อไปจากนี้จะยิ่งมีความหมายและส่งผลเป็นกอบเป็นกำยิ่งกว่าที่แล้ว ๆ มา

การเลือกเครื่องมือทางเทคโนโลยีที่เข้าถึงได้อย่างถ้วนหน้าทั้งพนักงานประจำและนักศึกษาฝึกงานจะช่วยให้การปฏิบัติงานทางไกลนอกสำนักงานมีประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ว่าจะเป็น แพลตฟอร์มสำหรับวิดีโอแชท การสื่อสารของทีม การนำเสนองาน หรือ การประชุมผ่าน Zoom ที่เราคุ้นเคยกัน เป็นต้น

เทเรซ่า กรีน รองประธานบริษัท Fannie Mae ธุรกิจจำนองและเงินกู้บ้านรายใหญ่ของสหรัฐอเมริกากล่าวว่า นักศึกษาฝึกงานเกือบ 140 คนของบริษัทใช้โปรแกรม Microsoft Teams, Whiteboard และ Cisco Webex ในการทำงาน และยังมีการติดต่อกับทีมผ่านทาง Yammer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มโซเชียลเน็ตเวิร์ค

2. ร่วมกันออกแบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน

สิ่งที่องค์กรธุรกิจควรต้องคำนึงถึงต่อประเด็นเรื่องการฝึกงานออนไลน์ คือ ให้ความสำคัญกับความเที่ยงธรรมในการประเมินผลการปฏิบัติงานของนักศึกษาฝึกงานเฉกเช่นเดียวกับการฝึกงานแบบดั้งเดิมก่อนเกิดการระบาดของเชื้อโควิด-19

โบ โกลิเบอร์ หัวหน้าส่วนงานด้านการกุศลของ Fingerpaint บริษัทเอเจนซี่ด้านการตลาดให้ข้อมูลว่า ทั้งนักศึกษาฝึกงานและผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ จะมีการกรอกข้อมูลลงในแบบประเมินซึ่งสอบถามเกี่ยวกับประเด็นในเรื่อง การสื่อสาร การนำเสนองาน การปฏิบัติงาน และ ทักษะโดยรวม ในขณะที่ บริษัท Fannie Mae นั้น ให้ผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ ร่วมกับนักศึกษาฝึกงานพัฒนาแผนการปฏิบัติงานขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการกำหนดงานและทักษะเป้าหมายที่จะต้องมีการพัฒนาให้แก่นักศึกษาฝึกงาน ซึ่งท้ายที่สุดจะนำมาใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานนั่นเอง และนอกจากนี้ยังมีการรวบรวมความเห็นของทีมงานที่มีโอกาสได้ปฏิสัมพันธ์กับนักศึกษาฝึกงานนำมาใช้ร่วมในการประเมินด้วย

3. การส่งผ่านวัฒนธรรมองค์กรทางออนไลน์

แม้ว่าหลายฝ่ายจะให้ความเห็นว่าการฝึกงานออนไลน์นั้น มีข้อจำกัด ไม่ใช่ว่างานทุกแบบจะสามารถเลือกใช้การฝึกงานออนไลน์ได้ และนอกจากนี้ยังพบว่าการฝึกงานทางออนไลน์ไม่สามารถเติมเต็มประสบการณ์ภายในสำนักงานให้แก่นักศึกษาที่มาขอฝึกงานได้ครบมิติ จริงอยู่ว่านักศึกษาที่มาฝึกงานออนไลน์ยังได้รับมอบหมายภารกิจและสามารถติดต่อ ปรึกษาหารือกับพี่เลี้ยงที่องค์กรจัดหาไว้ให้ได้ตลอด เพราะจะมีการกำหนดช่วงเวลาของการติดตามความคืบหน้าของงานที่ได้รับมอบหมายอยู่เป็นระยะ ๆ แต่ผู้ฝึกงานแทบจะไม่มีโอกาสได้สุงสิงคลุกคลีกับผู้ร่วมงานอื่นเลยนอกจากจะเจอในการประชุมทีมผ่านทางออนไลน์เท่านั้น บรรยากาศของการทำงานในสำนักงานที่นอกเหนือจากภารกิจบนโต๊ะทำงาน ผู้ฝึกงานไม่มีทางได้ซึมซับหรือรับรู้ได้เลย อาทิ การทำงานเป็นทีม การพูดคุยหารือในระหว่างพักเบรกทานกาแฟ หรือการหยอกล้อกันในสำนักงาน กล่าวคือทักษะในการปฏิสัมพันธ์และสานสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานซึ่งถือว่าเป็นทักษะสำคัญประการหนึ่งสำหรับคนทำงานได้ขาดหายไปจากการฝึกงานแบบออนไลน์

แม้จะเป็นการฝึกงานทางไกลโดยผ่านช่องทางออนไลน์โดยที่ไม่มีโอกาสสัมผัสกับการทำงานในสำนักงานเลยแต่องค์กรธุรกิจก็ยังสามารถสนับสนุนให้นักศึกษาฝึกงานได้ซึมซับและเรียนรู้วัฒนธรรมร่วมกันขององค์กรได้ ตัวอย่างเช่น บริษัท Fannie Mae ได้มีการแต่งตั้งพี่เลี้ยงให้คอยทำงานประกบกับนักศึกษาฝึกงาน ช่วยสร้างความสัมพันธ์และการติดต่อเชื่อมประสานกับพนักงานอื่น ๆ ของบริษัท หรือแม้แต่การมีโอกาสได้เข้าร่วมในกิจกรรมเพื่อสังคมประจำปีของบริษัทแม้จะเป็นเพียงแค่รูปแบบเสมือนจริงก็ตาม ก็ยังช่วยจุดประกายให้นักศึกษาฝึกงานรู้สึกได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร

การฝึกงานออนไลน์จะสัมฤทธิ์ผลอย่างยอดเยี่ยมหากองค์กรธุรกิจใส่ใจและทุ่มเทกับการสร้างบริบทที่ส่งเสริมการฝึกงานออนไลน์อย่างเป็นรูปธรรม อาทิ มีกระบวนการสร้างความคุ้นเคยให้แก่นักศึกษาฝึกงานที่เข้ามาใหม่ได้เรียนรู้งานอย่างเป็นขั้นเป็นตอน การพัฒนาระบบ e-learning เพื่อการเรียนรู้งานการจัดเตรียมเครื่องมือในการสื่อสารไว้รองรับการฝึกงานทางออนไลน์ และความมุ่งมั่นในการสร้างทีมที่จะมาติดตามความก้าวหน้าของนักศึกษาฝึกงานออนไลน์

กระบวนการทั้งหมดนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้ผู้ฝึกงานได้ประโยชน์ แต่องค์กรเองก็ได้ประโยชน์เช่นเดียวกัน

ที่มา 

- 3 tips for a successful virtual internship program.

[https://www.hrdive.com/.../3-tips-for-a.../580803/]

- Readers Ask: Which Companies Are Transforming Work?

[https://hbswk.hbs.edu/.../readers-ask-which-companies-are...]

- What Do Business Leaders think about Virtual Internships?

[https://romebusinessschool.com/.../what-do-business.../...]