กระบวนการดำเนินงาน องค์กร/สถานประกอบการที่สนใจจัดการสนับสนุนการดูแลครอบครัวให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะด้วยแนวทางไหน สามารถเริ่มต้นทีละขั้นตอน ดังนี้

Step 1 เสริมวิสัยทัศน์ผู้บริหาร

งานจะเดินหน้าได้ ผู้บริหารต้องเห็นความสำคัญ ผู้บริหารจะไฟเขียวได้ คนที่ผลักดันต้องนำเสนอได้น่าสนใจ ข้อมูลต้องครบถ้วน รอบด้าน 

ความเป็นไปได้หนึ่ง คือการจัดทำเป็นร่างโครงการ หรือแผนงาน ลักษณะเป็นโครงการนำร่อง ไม่ต้องใหญ่โต ยังไม่ต้องใช้ทรัพยากรมากมาย  ผู้บริหารจะได้เห็นรูปธรรมชัดเจนขึ้น จะได้ตัดสินใจอนุมัติได้ง่ายขึ้น

ข้อมูลนำเสนอที่สำคัญ เช่น

• สถานการณ์ปัญหา ความจำเป็น 
• ขอบเขตการดำเนินงาน – ครอบคลุมส่วนงานใดบ้าง ระยะเวลา
• ผู้รับผิดชอบโครงการ
• มีความร่วมมือ/สนับสนุนจากหน่วยงานภายนอก หรือไม่ 
• ทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ 
• ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ
• แนวทางการติดตาม ประเมินผล

แรงบันดาลใจเป็นสิ่งสำคัญ ผู้นำเสนออาจเสริมสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้บริหาร โดยการเตรียมข้อมูลตัวอย่างองค์กร/สถานประกอบการที่ประสบความสำเร็จในการสนับสนุนการดูแลครอบครัวให้กับพนักงาน 

Step 2 จัดตั้งทีมงาน

งานจะเดินหน้าได้ดีต้องมีทีม ทีมที่ดีคือคนที่เข้าใจ สนใจ เชื่อในการเปลี่ยนแปลงว่าเป็นสิ่งเราช่วยกันสร้างให้เกิดขึ้นได้ 

ถ้าเป็นองค์กรขนาดกลาง ถึงใหญ่ คนที่จะเข้าร่วมเป็นทีมทำงาน ควรเป็นตัวแทนจากหลายส่วนงาน แต่อาจไม่จำเป็นต้องครบทุกส่วนงาน ถ้าเป็นองค์กรขนาดเล็กอาจสร้างทีมจากส่วนงานที่รับผิดชอบ

จำนวนของทีม ประมาณ 3-10 คนจะกำลังดี ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและขอบเขตภารกิจว่าจะครอบคลุมกว้างขวางแค่ไหน

ที่สำคัญ แบ่งบทบาทความรับผิดชอบของแต่ละคนให้ชัด อาจแบ่งตามภารกิจ หรือแบ่งตามส่วนงาน วางแผนการประชุมร่วมกันเป็นประจำอย่างต่อเนื่อง 

Step 3 สำรวจข้อมูลและความคิดเห็นพนักงาน

การสนับสนุนให้พนักงานดูแลครอบครัวจะทำได้ดี เมื่อเรารู้ก่อนว่า สถานการณ์ที่คนทำงานกำลังเผชิญอยู่เป็นอย่างไร การจัดเก็บข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญ 

อันดับแรก ลองดูว่ามีข้อมูลเดิมอะไรอยู่บ้าง ถ้ายังไม่เพียงพอ สามารถสำรวจเพิ่มเติม ซึ่งทำได้ทั้งการจัดทำแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การจัดโฟกัสกรุ๊ปข้อมูลซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับการออกแบบงาน เช่น

• ข้อมูลสมาชิกในครอบครัวของพนักงาน เช่น มีที่พักอาศัยด้วยกันกี่คน อายุ อาชีพ สุขภาพ เป็นต้น
• รูปแบบการพักอาศัย 
• ค่าใช้จ่ายของครอบครัว
• ผลกระทบที่ติดตามมา โดยเฉพาะที่ส่งผลต่อการทำงาน 

ข้อมูลเหล่านี้ นอกจากจะช่วยให้ได้เข้าใจสภาพปัญหา และหาแนวทางการทำงานที่แก้ปัญหาได้ตรงจุดแล้ว ยังสามารถนำไปใช้เป็นตัวชี้วัดผลการดำเนินงานในช่วงท้ายของโครงการได้ด้วย

ข้อคิด ข้อมูลครอบครัวของพนักงาน ถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคล องค์กร/สถานประกอบการบางแห่งจึงใช้วิธีดำเนินงานในลักษณะโครงการนำร่อง ที่เปิดให้พนักงานเข้าร่วมโดยสมัครใจ ซึ่งหมายถึงการยินยอมที่จะเปิดเผยข้อมูล โดยทีมงานจะเก็บข้อมูลไว้ใช้ในการดำเนินโครงการเท่านั้น

ตัวอย่าง

เครือเบทาโกร : ใช้ข้อมูลเป็น เห็นปัญหา แก้ได้ตรงโจทย์

Step 4 วิเคราะห์ข้อมูล

การวิเคราะห์ข้อมูล จะทำให้เข้าใจสภาพปัญหา และความต้องการของพนักงาน เพื่อจะออกแบบการทำงานสนับสนุนการดูแลครอบครัวให้กับพนักงานได้อย่างเหมาะสม ตรงโจทย์ ตรงความต้องการ

นอกจากนี้ การออกแบบการทำงาน ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยที่เอื้อต่อความเป็นไปได้ และสิ่งที่อาจเป็นอุปสรรค เป็นไปได้ที่จะหยิบยืมวิธีการทางการตลาดมาใช้ เช่น การวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค (SWOT Analysis) ซึ่งจะทำให้เห็นประเด็นที่ต้องนำมาคิดวิเคราะห์ได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

Step 5 วางแผนปฏิบัติการ

เมื่อรู้สถานการณ์ปัญหา และความเป็นไปได้ที่จะหาทางสนุบสนุนช่วยเหลือให้แก่พนักงานและครอบครัวของพนักงานแล้ว สิ่งที่ทีมงานต้องออกแบบการทำงานคือ การกำหนดเป้าหมาย ยุทธศาสตร์ และขั้นตอนการดำเนินงาน 

ในช่วงเริ่มต้น ที่เป็นในลักษณะโครงการทดลองนำร่อง กิจกรรมที่เลือกทำ ควรเป็นสิ่งที่ใช้ทรัพยากรน้อย แต่เห็นผลลัพธ์ชัดเจน ซึ่งความสำเร็จที่ได้ จะทำให้ทั้งผู้บริหารและพนักงานเห็นประโยชน์ และจะนำไปสู่การขยายงานให้กว้างขวางครอบคลุมมากขึ้นในลำดับถัดไป 

ขณะเดียวกัน การเริ่มต้นโครงการในลักษณะนี้ ควรออกแบบภารกิจให้อยู่ในขอบเขตที่ทีมทำงานสามารถกำกับดูแลได้อย่างทั่วถึง ซึ่งจะทำให้เกิดการเรียนรู้ และสามารถปรับปรุงแก้ไขได้ทันท่วงที เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการดำเนินโครงการที่มีขอบเขตความรับผิดชอบเพิ่มขึ้นในอนาคต

Step 6 ประชาสัมพันธ์

การสื่อสารและประชาสัมพันธ์การสนับสนุนการดูแลครอบครัวให้กับพนักงานขององค์กร/สถานประกอบการให้เป็นที่รับรู้มีความสำคัญ เมื่อพนักงานรับรู้ เข้าใจ เห็นประโยชน์ ก็จะตัดสินใจเข้าร่วมกิจกรรมและโครงการที่จัดให้มีขึ้น ซึ่งถือเป็นความสำเร็จหนึ่งของโครงการ 

การสื่อสารและประชาสัมพันธ์ในองค์กรทำได้หลายรูปแบบ ถ้าเป็นการดำเนินงานทั่วไป HR สามารถแจ้งให้พนักงานรับรู้ตั้งแต่เริ่มเข้าทำงาน หรืออาจใช้สื่อที่สอดคล้องกับการรับข่าวสารของพนักงาน เช่น โปสเตอร์ เสียงตามสาย กรุ๊ปไลน์ เป็นต้น 

นอกจากนี้ การดำเนินงานที่มีการวางแผนเป็นขั้นตอน และมีความต่อเนื่อง จะช่วยเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน โดยเฉพาะสำหรับคนที่ยังไม่ได้ตัดสินใจ เพราะจะทำให้พนักงานเกิดการรับรู้และเข้าใจ หรือรับฟังจากคนที่เคยเข้าร่วม จนตัดสินใจเข้าร่วมในที่สุด 

Step 7 ปฏิบัติการ

ไม่ว่าจะเป็นการดำเนินงานในลักษณะของนโยบาย หรือโครงการนำร่อง แผนปฏิบัติการ (Action plan) จะเป็นสิ่งที่กำหนดการทำงาน ทั้งขั้นตอน ระยะเวลา และการติดตามประเมินผล ซึ่งส่วนมากอยู่ในช่วงระยะเวลาหนึ่งปี ซึ่งเป็นระยะเวลาที่สอดคล้องกับการจัดทำแผน นโยบาย และงบประมาณขององค์กร/สถานประกอบการ 

Step 8 ติดตาม ปรับปรุง อุดรอยรั่ว

การดำเนินงานที่มีการติดตามทบทวนเป็นระยะอย่างต่อเนื่อง จะทำให้เห็นความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ว่าเป็นไปตามที่คาดการณ์และตั้งเป้าหมายไว้ตอนต้นหรือไม่ หรือมีอะไรที่สามารถปรับปรุงเพื่อให้งานตอบสนองความต้องการจำเป็นของพนักงานและองค์กรได้แม่นยำยิ่งขึ้น 

ฉะนั้น ในระหว่างการดำเนินงาน ทีมทำงานต้องจัดเก็บข้อมูลและประเมินผลร่วมกันเป็นระยะ และเมื่อถึงตอนสิ้นสุดระยะเวลาโครงการ ถ้างานบรรลุผลตามที่ได้ตั้งเป้าไว้ ก็จะสามารถวางแผนงานในระยะต่อไปโดยขยายผลครอบคลุมกลุ่มเป้าหมายให้กว้างขวางและมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น แต่ถ้าพลาดเป้า ก็เป็นโอกาสให้คณะทำงานได้เรียนรู้ถึงจุดอ่อนและจุดแข็ง และเสนอนแวทางแก้ไขเพื่อให้เหมาะสมยิ่งขึ้นในระยะถัดไป 

การติดตามประเมินผล ทำได้ทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ 

เชิงปริมาณ โดยการจดบันทึกการใช้บริการหรือใช้ประโยชน์จากแนวทางที่จัดให้มีขึ้น ซึ่งสามารถเห็นข้อมูลที่ชัดเจน รวมทั้งความเปลี่ยนแปลงในแต่ละช่วงเวลา 

เชิงคุณภาพ อาจใช้แบบสอบถาม สัมภาษณ์เดี่ยว หรือกลุ่ม พนักงานที่ใช้บริการหรือใช้ประโยชน์จากแนวทางที่จัดให้มีขึ้น นอกจากจะสอบถามถึงความพึงพอใจของพนักงานแล้ว อาจมีการออกแบบคำถาม หรือสร้างตัวชี้วัดที่สามารถเชื่อมโยงกับคุณภาพและประสิทธิภาพการทำงาน โดยจัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติมจากเพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้างานของพนักงานถึงความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น รวมทั้งสามารถนำเครื่องมือสำเร็จรูปในการวัดประเมินผลมาประยุกต์ใช้ เช่น Happinomic, Engagement Survey, Customer Satisfaction, การลดความสูญเสียในกระบวนการผลิต เป็นต้น

ข้อมูลการติดตามประเมินผลจะเป็นตัวแปรสำคัญ ที่มีผลต่อการตัดสินใจของผู้บริหารว่าควรสนับสนุนการดูแลครอบครัวให้กับพนักงาน ภายหลังจากงานระยะแรกสิ้นสุดลงหรือไม่ โดยเป็นการสะท้อนถึงการทำงานของคณะทำงานที่มีความกระตือรือร้นในการติดตาม ประเมินผล และร่วมกันปรับปรุงการทำงานอยู่ตลอดเวลา

Step 9 สรุปผล ประเมินงาน

ขั้นตอนนี้นับว่ามีความสำคัญ เพราะจะเป็นข้อมูลที่ถูกนำเสนอเพื่อผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจว่าองค์กร/สถานประกอบการควรมีการสนับสนุนการดูแลครอบครัวให้กับพนักงานต่อไปหรือไม่ หรือจะมีการปรับปรุงการดำเนินงานไปในทิศทางใด

การสรุปผลการดำเนินงาน โดยทั่วไปประกอบด้วย 3 หลัก ได้แก่

• สรุปผลกระบวนการทำงาน  ว่าเป็นไปตามแผนปฏิบัติการที่วางไว้หรือไม่ พนักงานมีการใช้บริการหรือร่วมกิจกรรมอย่างต่อเนื่องหรือไม่ สิ่งที่จัดให้มีขึ้นตอบสนองความต้องการจำเป็น และสร้างความพึงพอใจให้กับพนักงานหรือไม่ อย่างไร เป็นต้น
• สรุปผลลัพธ์การดำเนินงาน  ซึ่งจะพิสูจน์ให้เห็นความสำเร็จในการดำเนินงาน ว่าสามารถแก้ไขปัญหา หรือตอบสนองความต้องการจำเป็นของพนักงาน และสร้างผลลัพธ์ที่ดีต่อการทำงานได้เพียงใด
• สรุปผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน  เป็นการแสดงให้เห็นถึงความเปลี่ยนแปลงสำคัญที่เกิดขึ้นกับองค์กร/สถานประกอบการในภาพรวมจากการดำเนินงาน เพื่อพิสูจน์ถึงความคุ้มค่าในการใช้ทรัพยากรเพื่อภารกิจดังกล่าว

ที่มา : https://www.ffwthailand.net/ by สสส