การประชุมเป็นกิจกรรมที่สำคัญของทุกองค์กร เพราะเป็นสื่อกลางที่ใช้แสดงความคิดเห็น ช่วยกันระดมข้อมูล และหาข้อสรุปในการทำงาน

แต่หลาย ๆ องค์กร ก็พบเจอปัญหาจากการประชุม เช่น การประชุมใช้เวลานานเกินไป การประชุมมีจำนวนครั้งมากเกินไป จนกระทบกับการทำงาน หรือ การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่มีข้อสรุป 

เคยมีงานวิจัยที่ตีพิมพ์ในราชบัณฑิตสภาทางวิทยาศาสตร์แห่งสหราชอาณาจักร (the Royal Society of London) เรื่องการศึกษาสัญญาณพฤติกรรมทางระบบประสาทที่แสดงออกในกลุ่มผู้เข้าประชุม ด้วยวิธีการถ่ายภาพด้วยคลื่นสนามแม่เหล็กภายในสมองและการจัดอันดับไอคิว พบว่า ผู้เข้าร่วมประชุมจะมีไอคิวลดลงราว 15% หลังเข้าร่วมการประชุม มีผลมาจากการประชุมที่น่าเบื่อ ทำให้เหม่อลอยระหว่างการประชุม หรือการไม่ได้รับความสนใจเวลาแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม

ในเมื่อการประชุมเป็นสิ่งจำเป็นในการทำงาน  ดังนั้นคงต้องหาวิธีที่จะทำให้การประชุมในแต่ละครั้ง
เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น มีข้อแนะนำอย่างไรบ้าง ลองดูค่ะ 

1.อ่านเรื่องที่จะประชุมในแต่ละครั้งมาก่อนเข้าร่วมประชุม

เป็นวิธีที่ช่วยจัดการการประชุมแต่ละครั้งให้สะดวกมากขึ้น ช่วยให้เกิดการสนทนา แลกเปลี่ยนความคิดเห็น มากกว่าที่จะนั่งเงียบรับฟังแต่ผู้อื่นเพียงอย่างเดียว และเป็นวิธีสร้างความมั่นใจในการประชุมให้กับพนักงานมากขึ้นเพราะถือว่าการอ่านรายละเอียดทำให้เกิดการเตรียมพร้อมในการประชุมไปในทิศทางเดียวกัน

2.เปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นมากกว่าการโฟกัสที่หัวหน้า

ในการประชุมควรเปิดโอกาสให้กับพนักงานได้แสดงความคิดเห็น หรือ เสนอความคิดต่าง ๆ เพื่อเป็นข้อมูลที่หลากหลาย การแสดงความคิดเห็นของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญต่อการประชุม ยิ่งเปิดโอกาสให้พูดก็จะทำให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่าต่อการทำงานและทำให้สนใจกับการประชุมมากขึ้น

3.ใช้กฎพิซซ่า 2 ถาด

เป็นแนวคิดของ เจฟฟ์เบโซส (Jeff Bezos) เจ้าของบริษัทใหญ่อย่าง Amazon เจฟฟ์เคยอธิบายถึงกฎพิซซ่า 2 ถาดไว้ว่า “ถ้าคุณไม่สามารถเลี้ยงทีมด้วยพิซซ่า 2 ถาด นั่นแสดงว่าทีมของคุณใหญ่เกินไป” โดยหัวใจหลักของวิธีบริหารนี้ คือ แบ่งพนักงานออกเป็น 2 ทีม ทีมละไม่เกิน 10 คน เพราะเขาเชื่อว่าการประชุมให้เกิดประสิทธิภาพ ถ้าคนยิ่งเยอะ ปัญหาก็จะตามมามาก แต่ถ้าเรามีทีมที่มีขนาดเหมาะสม สามารถช่วยกระตุ้นความคิดต่าง ๆ ได้มากขึ้นจากการระดมสมองด้วยจำนวนคนที่ไม่มากเกินไป และทำให้เกิดความคล่องตัวในการทำงาน เวลาที่จะต้องตัดสินใจต่าง ๆ ก็จะง่ายขึ้น

4.ประชุมให้กระชับใจความควบคู่กับบันทึกการประชุม

การประชุมที่ดี ควรมีเนื้อหาที่ตรงประเด็นที่จะประชุม เพื่อที่การประชุมจะยืดยาวออกไปจนเสียเวลาที่จะทำงานอื่นต่อไป และการบันทึกระหว่างประชุมไปด้วยสามารถช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพราะทำให้พนักงานให้ความสนใจกับเนื้อหามากขึ้น และยังช่วยทุกคนในที่ประชุมใช้เวลาให้เป็นประโยขน์ต่อการประชุมในแต่ละครั้ง

5.สรุปผลหลังจบการประชุมทุกครั้ง

เมื่อมีเป้าหมายในการประชุมแล้ว ห้ามลืมที่จะสรุปผลการประชุมว่าได้ข้อสรุปอย่างไร อาจจะใช้เวลาสั้น ๆ 2-3 นาทีหลังจากการประชุมจบลง จดบันทึกสั้น ๆ ให้กับทุกคนในที่ประชุมเพื่อเป็นการบันทึกช่วยจำก่อนที่จะแยกย้ายไปทำงาน และประชุมครั้งต่อไป

หากวันนี้คุณรู้สึกว่าการประชุมภายในองค์กรไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ อาจนำข้อแนะนำที่กล่าวมาไปปรับใช้ หรือหากมีเคล็ดลับดี ๆ ที่ช่วยให้การประชุมในองค์กรมีประสิทธิภาพ ลองนำมาแบ่งปันกันนะคะ 

ที่มาข้อมูล

https://www.bangkokbiznews.com/lifestyle/วิจัยชี้ยิ่งประชุมเยอะยิ่งโง่!เผยเคล็ดลับประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ