หนึ่งวันของทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่บางคนก็ดูใช้เวลาทุกชั่วโมงอย่างคุ้มค่า ในขณะที่บางคนเสียเวลาไปกับการคิดว่าจะต้องทำอะไรบ้าง หรือ ใช้เวลาไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องทำ ทั้ง ๆ ที่มีสิ่งที่ต้องทำมากมาย ปัญหาที่เกิดขึ้น สามารถแก้ไขได้ถ้าคุณได้รู้จักกับเครื่องมือการจัดการเวลาที่ทำได้ด้วยวิธีง่าย ๆ นั่นก็คือ เทคนิค Time Boxing เทคนิคจัดการเวลาขั้นเทพ

Time Boxing คือ การวางแผนการทำงานให้ออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งทำให้เรามองเห็นภาพในการจัดการเวลามากกว่าการจำไว้โดยวิธีกำหนดช่วงเวลาในการทำงานแต่ละงานเป็นช่วง ๆ หรือ Timebox เมื่อเรามีการกำหนดเวลาที่แน่นอนแล้ว ก็เหมือนกับการกำหนด Deadline ให้กับงานชิ้นนั้นๆ เพื่อให้เสร็จสิ้นตามเวลาที่วางแผนไว้ และไม่กระทบต่อเวลาของงานชิ้นต่อไปซึ่งขั้นตอนในการทำ Time Boxing นั้นเริ่มจาก

1. กำหนดสิ่งที่ต้องทำ

เขียนสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน สัปดาห์ หรือเดือน เพื่อเป็นการวางแผนป้องกันการตกหล่นว่าในวันนี้จะต้องทำอะไร มีงานอะไรที่จะต้องส่งวันนี้ งานเร่งด่วน หรือ ต้องกินยาตอนกี่โมง

2. เขียน To Do List

เขียน To Do Listแจกแจงสิ่งที่ต้องทำอย่างละเอียด เป็นการลงรายละเอียดว่าในแต่ละวันต้องทำอะไรบ้างในตอนเวลากี่โมง เรียงลำดับความสำคัญเช่นงานชิ้นไหนส่งก่อนหรือหลัง แล้วระดับความยากของงานมากน้อยแค่ไหน วิธีนี้ช่วยให้คุณได้มองเห็นจุดเล็ก ๆ ที่คุณอาจมองข้ามและอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้

3. เผื่อเวลาสำหรับเรื่องฉุกเฉิน

การเขียน To Do Listในแต่ละวันก็ควรที่จะมีการเว้นวันและเวลาไว้สำหรับเรื่องที่เกิดขึ้นอย่างกระทันหันบ้าง เช่นมีงานเร่งเข้ามาขัดกับงานหลักที่จะต้องส่งพรุ่งนี้เหมือนกัน การเผื่อเวลาฉุกเฉินเป็นวิธีที่ช่วยให้ทุกอย่างที่กำหนดไว้ผิดแผนไปหมด

4. ทำตามแพลนที่วางแผนไว้ และ ปรับแก้ให้เข้ากับการจัดการเวลาของตัวเองมากขึ้น

หลังจากทดลองทำไประยะเวลาหนึ่ง ให้เช็คดูว่าทำแล้วแตกต่างอย่างไรกับตอนที่ไม่ได้ทำบ้าง และดูว่าสิ่งที่ทำนั้นเป็นไปในทิศทางที่ดีขึ้นแค่ไหน ลองประเมินผลตนเอง และนำข้อที่ผิดพลาดมาปรับเพื่อให้เข้ากับชีวิตประจำวันมากขึ้น และเช็คดูอย่างสม่ำเสมอ

ทั้งนี้มีอีกวิธีหนึ่งก็สามารถทำได้ง่าย ให้ลองสร้างตารางขึ้นมา แล้วให้คุณเขียนสิ่งที่สำคัญที่สุดไว้ตรงกลาง และเขียนสิ่งที่สำคัญรองลงมาไว้รอบ ๆ เป็นวิธีที่จะทำให้เราได้รู้ว่าสิ่งที่เราต้องทำนั้นมีอะไรบ้าง แล้วถ้าหาก ขณะนั้นไม่สามารถทำสิ่งที่สำคัญที่สุดได้ ก็ให้ขยับมาทำสิ่งสำคัญรองลงมา วิธีนี้เป็นวิธีที่ทำให้เราใช้เวลาได้คุ้มค่าอีกทางเพราะเราได้เอาเวลาที่เสียไปกับสิ่งที่สำคัญที่สุด ได้มาทำสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ได้อีกหลายอย่างก็เป็นการบริหารเวลาได้ดีอีกทางนึง

การบริหารจัดการเวลาให้เป็นระเบียบแบบแผนจะทำให้เราสามารถจัดการเวลาชีวิตได้ดีมากขึ้น เพราะจะเป็นวิธีการที่ทำให้ได้ใช้เวลาอย่างมีค่ามากที่สุด และยังสามารถนำไปต่อยอดไว้ว่าจะเป็นการใช้ในชีวิตประจำวันหรือกับการทำงานในองค์กร ทำให้เรามีผลงานมากขึ้น ช่วยให้การทำงานภายในทีมดีมากขึ้น และทำให้เราพัฒนาและปรับปรุงตัวเองไปสู่อีกขึ้นได้แน่นอน

แหล่งที่มา

https://www.thumbsup.in.th/time-boxing-for-productive